Gesprächsvorbereitung für Personalverantwortliche

Können Sie sich nicht entscheiden wer der beste Kandidat ist? Stellen Sie die falsche Leute ein? Oder haben Sie Schwierigkeiten überhaupt jemanden einzustellen?

Als Personalverantwortlicher ist die Durchführung effektiver Vorstellungsgespräche unerlässlich, um die richtigen Kandidaten für Ihr Team zu finden. Eine gute Gesprächsvorbereitung erhöht nicht nur die Effizienz des Einstellungsprozesses, sondern verbessert auch die Qualität der Bewerberbeurteilungen.

Vor dem Vorstellungsgespräch

Verstehen Sie die Stellenanforderungen: Vergewissern Sie sich vor der Durchführung von Vorstellungsgesprächen, dass Sie die Anforderungen der Stelle genau kennen. Lesen Sie die Stellenbeschreibung, einschließlich der wesentlichen Fähigkeiten, Qualifikationen und Erfahrungen. Ermitteln Sie die Schlüsselkompetenzen, die für den Erfolg in der jeweiligen Funktion erforderlich sind.
Passen Sie die Fragen für das Vorstellungsgespräch an: Sie sollten sich spezifische Fragen ausdenken, um die Anforderungen der Stelle zu beurteilen. Viele Personalverantwortliche stellen einfach die gleichen Fragen, unabhängig von der Stelle, für die sie eingestellt werden. Versuchen Sie, Ihre Fragen so zu formulieren, dass sie zum Nachdenken anregen und nicht einfach mit "Ja/Nein" beantwortet werden können. Wenn Sie zu viele geschlossene Fragen stellen, kann das Vorstellungsgespräch wie ein Verhör wirken, und Sie können keinen richtigen Gesprächsfluss/keine persönliche Beziehung zum Bewerber aufbauen.
Lesen Sie den Lebenslauf des Bewerbers: Zu viele Manager lesen den Lebenslauf nicht, und das bedeutet, dass das Gespräch weniger produktiv ist. Sie müssen den Lebenslauf mit Blick auf zwei Dinge lesen:

a) In welchen Bereichen könnte ich Bedenken haben, die Sie während des Gesprächs näher erläutern möchten?

Wenn es sich um etwas Grundlegendes wie Gehalt/Standort/Arbeit vor Ort usw. handelt, klären Sie dies, bevor Sie Zeit mit dem Gespräch verschwenden. "Hallo xxx, ich habe gesehen, dass Sie in Luzern wohnen und die Stelle in Zürich ist. Ich fand Ihren Lebenslauf sehr interessant und würde Sie gerne zu einem Vorstellungsgespräch einladen, aber ich wollte nur abklären, ob Sie gerne 4 Tage vor Ort in Zürich arbeiten würden? Wenn ja, wären Sie an den folgenden Daten für ein Treffen verfügbar?" oder "Hallo xxx, danke für die Bewerbung. Wir sind noch dabei, die Auswahlliste zusammenzustellen, und mir gefällt Ihre Erfahrung. Können Sie uns Ihre Gehaltsvorstellungen bestätigen, wenn wir die Kandidaten für die Vorstellungsgespräche in die engere Wahl nehmen?" spart allen viel Zeit, vor allem Ihnen!

b) Was kann ich in das Gespräch einfließen lassen, damit sich der Bewerber wohler fühlt und mehr Wertschätzung erfährt?

Das kann etwas so Einfaches sein wie: "Ich habe gesehen, dass Sie in xxx leben, ich plane, nächsten Sommer in die Nähe zu fahren, haben Sie Tipps für mich, wenn ich dort bin?". Dies eignet sich besonders gut zu Beginn des Gesprächs, z. B. wenn Sie gemeinsam zum Besprechungsraum gehen, um peinlichen Smalltalk oder Schweigen zu vermeiden.

4. Was ist Ihr Verkaufsargument? Überlegen Sie, was an der Arbeit in Ihrem Unternehmen, an dieser Stelle, am Team, an der Zusammenarbeit mit Ihnen usw. gut ist. Denken Sie daran, dass es sich um einen beidseitigen Prozess handelt, so dass Sie diese positiven Aspekte bei jedem starken Bewerber hervorheben sollten.

Das Gespräch selbst

Planen Sie die Struktur des Gesprächs: Lassen Sie es nicht einfach fließen. Planen Sie, was Sie fragen werden (ohne zu sehr ins Detail zu gehen!).

Scheuen Sie sich nicht, das Gespräch abzubrechen, wenn Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt Ihre endgültige Entscheidung getroffen haben. Sie können entweder a) dem Bewerber gegenüber offen sein und sagen: "Es tut mir leid, dass es wegen xxx nicht klappt, aber ich wünsche Ihnen alles Gute bei Ihrer Suche" oder b) das Gespräch auf eine unverbindliche Art und Weise beenden: "Danke, dass Sie heute gekommen sind, leider müssen wir das Gespräch ein wenig abkürzen, da ich jetzt eine wichtige Besprechung habe, aber ich melde mich in den nächsten Tagen wieder bei Ihnen". Dann melden Sie sich natürlich tatsächlich zurück.

Meiner Meinung nach ist die beste Struktur für ein Vorstellungsgespräch folgende:

Stellen Sie sich vor. Stellen Sie sich persönlich und recht ausführlich vor (ca. 5 Minuten). Dadurch fühlt sich der Bewerber wohl, Sie werden sympathischer und geben den Ton für das Gespräch an.
Bitten Sie den Bewerber, sich vorzustellen. Achten Sie darauf, ob er Ihrem Format folgt... wenn ja, ist das ein gutes Zeichen für "Spiegelung" und die Fähigkeit, Informationen zu einem Prozess zu übernehmen und schnell wiederzuverwenden.
Spezifische Fragen zum Job: Gehen Sie Ihre spezifischen Fragen zur Stelle durch, um zu sehen, ob Sie glauben, dass die Person die für die Stelle erforderlichen Aufgaben erledigen kann. Im Wesentlichen: "Kann sie die Aufgabe erfüllen?"
Spezifische Fragen zur Person: Welche Eigenschaften sind für Sie bei der Person, mit der Sie sich bewerben, wichtig. Stellen Sie diese Fragen nicht in einer sich selbst erfüllenden Weise. Stellen Sie zum Beispiel keine Fragen wie "Können Sie gut mit Ihrem Vorgesetzten kommunizieren?" Oder "Sind Sie organisiert?" ODER "Was sind Ihre Schwächen?", sondern stellen Sie ihnen stattdessen weniger offensichtliche Fragen wie: "Beschreiben Sie den besten und den schlechtesten Vorgesetzten, den Sie in Ihrer Laufbahn hatten" ODER "Wie sah Ihr durchschnittlicher Tag/Woche in Ihrem letzten Job aus" ODER "Was ist der größte Fehler, aus dem Sie in Ihrer bisherigen Laufbahn gelernt haben?". Im Wesentlichen: "Denke ich, dass ich mit dieser Person gut zusammenarbeiten könnte?"
Beweggründe: Fragen Sie den Bewerber, was ihm an einer neuen Stelle wichtig ist.
Fragen des Bewerbers: Wenn Sie den Bewerber bitten, Ihnen Fragen zu stellen, erhalten Sie einen besseren Einblick in seine Person. Stellen sie Fragen, um herauszufinden, ob die Stelle ihren Motivationen entspricht? Wenn sie logistische/gehaltsbezogene Fragen stellen, sind sie dann mehr an diesen Fragen interessiert als an der Stelle/dem Team/dem Unternehmen?
Sell: Wenn Sie die Person mögen, sagen Sie es ihr. Erläutern Sie ihm, warum diese Stelle die richtige Option für ihn sein könnte, und vor allem, warum sie mit seinen Motiven übereinstimmt.
Nächste Schritte: Seien Sie offen, was die nächsten Schritte angeht. Wenn Sie bis in zwei Wochen warten müssen, bis ein Kollege aus dem Urlaub zurück ist, informieren Sie den Bewerber jetzt, damit er nicht wartet und sich fragt (oder schlimmer noch, sich anderen Dingen zuwendet).

Nach dem Gespräch

Notizen: Nehmen Sie sich 5 Minuten Zeit, um Ihre Notizen durchzugehen oder Notizen zu den Vor- und Nachteilen des Bewerbers zu machen, insbesondere wenn die Entscheidung nicht eindeutig ist. Dies kann sehr wichtig sein, wenn Sie viele Bewerber interviewen, da die Eindrücke nach einer Weile verschwimmen können!
Kommunizieren Sie: Sobald Sie eine Entscheidung getroffen haben, sollten Sie sich so schnell wie möglich mit dem Bewerber (oder der Vermittlungsagentur) in Verbindung setzen. Vor allem, wenn eine Vermittlungsagentur wie wir eine Absage erhalten hat, ist es für uns wichtig, die genauen Gründe zu erfahren, denn dann können wir unsere Bemühungen in eine andere Richtung lenken.

Wenn Sie zusätzliche Hilfe benötigen, wie Sie Bewerber am besten interviewen, wenden Sie sich an tom@summitag.ch